Politique de confidentialité - Cardoen

Pour DATOS NV, ci-après « Cardoen », la protection de vos données à caractère personnel revêt la plus haute importance. Dans la présente politique de confidentialité, nous décrivons les mesures prises pour garantir la protection de vos données à caractère personnel conformément au Règlement général européen sur la protection des données (RGPD). Par ces explications, nous souhaitons vous informer clairement de la manière dont nous prenons soin de vos données au sein de Cardoen, des données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet et des raisons pour lesquelles Cardoen le fait. La présente politique de confidentialité s'applique à tous les services proposés par Cardoen, tels que les lettres d'information, les réservations en ligne, les achats en ligne, les entretiens, les demandes de contact via le site web, l'achat de véhicules dans nos succursales, les demandes de financement, les demandes d'assurance et les promotions.

DATOS NV (Cardoen), dont le siège social est établi Boomsesteenweg 958 – 2610 Anvers et enregistrée sous le numéro de TVA BE 0425.303.824, est responsable du traitement des données à caractère personnel dans les différents processus et systèmes applicables ou utilisés au sein de Cardoen.

En tant que responsable du traitement, Cardoen prend les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger vos données à caractère personnel. Ces mesures s'appliquent à tous les systèmes, collaborateurs et processus qui composent les systèmes d'information de Cardoen.

Cardoen vend des voitures particulières neuves et d'occasion via son site web et ses succursales. Outre la vente de véhicules, Cardoen propose des services connexes, tels que la reprise de votre véhicule actuel, l'entretien et les réparations, les contrats d'entretien (ServicePlus), la garantie prolongée, ainsi que la demande ou l'intermédiation en matière de financements et d'assurances. Cardoen fait partie d'Aramis Group, un groupe européen spécialisé dans la vente en ligne de voitures d'occasion, dont le siège principal se trouve en France.

Par « données à caractère personnel », on entend toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable.

Cardoen collecte et traite différentes données à caractère personnel vous concernant dans le cadre de la réservation ou de l'achat d'un véhicule via notre site web ou dans l'une de nos succursales. Si vous complétez une demande de contact via notre site web, Cardoen traitera également vos données à caractère personnel. Lors de l'entretien de votre véhicule ou de la reprise de votre ancien véhicule, Cardoen traitera aussi des données à caractère personnel vous concernant.

3.1. Cardoen traite les données que vous nous communiquez ; il s'agit des données à caractère personnel suivantes (liste non exhaustive) : ● Données d'identification personnelle : nom, date de naissance, adresse, e-mail, numéro de téléphone, numéro de GSM, langue, sexe, numéro de Registre national, copie de la carte d'identité, copie du permis de conduire ; ● Données à caractère personnel professionnelles : nom de l'entreprise, adresse de l'entreprise, forme juridique, numéro d'entreprise ; ● Données financières (en cas de demande de financement) : numéro de compte bancaire, données de facturation et de paiement et, en cas de demande de financement, informations relatives à vos revenus telles que les fiches de paie ; ● Données techniques : numéro de châssis, plaque d'immatriculation, relevés kilométriques, historique d'entretien et de réparation ; ● Données d'identification électronique : adresses IP, cookies ; ● Données de communication : le contenu de vos e-mails, de vos formulaires et de vos conversations avec le chatbot Joe, les appels téléphoniques avec notre service clientèle, y compris les résumés générés automatiquement de ceux-ci ; ● Données marketing : vos préférences, votre inscription et votre désinscription à notre lettre d'information et votre interaction avec nos e-mails, comme les ouvertures et les clics, ainsi que les messages promotionnels que vous recevez de notre part par SMS ; ● Images de caméra : lorsque vous visitez l'une de nos succursales ;

3.2. Numéro de Registre national et documents d'identité : Cardoen ne traite votre numéro de Registre national que lorsqu'une disposition légale l'autorise ou l'impose, en particulier pour l'immatriculation de votre véhicule auprès de la Direction pour l'Immatriculation des Véhicules (DIV) et pour votre demande de financement auprès du prêteur. Lors de l'achat d'un véhicule, nous vous demandons votre carte d'identité afin de vérifier votre identité. Nous n'en réalisons une copie ou un scan que lorsque cela est nécessaire à notre finalité. Le scan ou la copie de votre carte d'identité ainsi que les éventuels documents salariaux sont automatiquement supprimés après la livraison de votre véhicule.

3.3. Catégories particulières de données à caractère personnel : Cardoen ne collecte ni ne traite de catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des données relatives à votre race ou origine ethnique, à vos opinions politiques, à vos convictions religieuses ou philosophiques, à votre affiliation syndicale, des données génétiques ou biométriques, des données de santé, ou des données relatives à votre comportement sexuel ou à votre orientation sexuelle. Si nous devions néanmoins traiter ces données, nous ne le ferions qu'avec votre consentement explicite ou lorsque cela est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice.

Nous ne traitons vos données à caractère personnel que pour des finalités déterminées et toujours sur la base d'un fondement juridique prévu à l'article 6 du Règlement général sur la protection des données (RGPD) : l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles à votre demande, une obligation légale, notre intérêt légitime, ou votre consentement. Lorsque nous nous fondons sur notre intérêt légitime, nous avons préalablement évalué que cet intérêt prévaut sur l'incidence sur votre vie privée. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement (voir le point 13).

Toutes les données à caractère personnel sont utilisées uniquement aux fins suivantes :

• Réserver et acheter un véhicule via notre site web ou dans une succursale, y compris l'établissement d'une offre
• Demander un financement lors de l'achat d'un véhicule
• Demander une assurance lors de l'achat d'un véhicule
• La reprise de votre ancien véhicule par Cardoen
• La facturation
• L'entretien et les réparations du véhicule, les contrats d'entretien (ServicePlus), la garantie, la garantie prolongée
• Répondre aux questions, aux demandes de contact et aux plaintes via le site web, l'e-mail, le téléphone ou le chatbot Joe
• Les résumés automatiques des appels téléphoniques avec notre service clientèle
• Les offres et les actualités concernant des produits et services similaires destinées aux clients existants (e-mail, SMS, réseaux sociaux)
• La lettre d'information et les messages commerciaux destinés aux personnes qui ne sont pas (encore) clientes
• Les enquêtes de satisfaction (et les invitations à laisser un avis)
• La vidéosurveillance dans nos succursales

Nous obtenons vos données à caractère personnel avant tout directement auprès de vous : lorsque vous visitez une succursale, que vous nous téléphonez ou nous envoyez un e-mail, que vous complétez un formulaire sur notre site web, que vous discutez avec le chatbot Joe, que vous vous inscrivez à notre lettre d'information ou que vous participez à une action ou à une journée portes ouvertes.

Au moyen de cookies et de technologies similaires, nous collectons également des données sur votre utilisation de notre site web. Vous trouverez de plus amples informations dans notre politique en matière de cookies.

Les données sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour fournir nos services et atteindre nos finalités, avec une durée maximale de 10 ans, après quoi elles sont supprimées ou anonymisées. En tant que personne concernée, vous pouvez par ailleurs demander la suppression anticipée de vos données, pour autant que les durées de conservation légales ne soient pas enfreintes et sous réserve du règlement d'éventuels litiges.

Cardoen ne vend ni ne loue jamais vos données à caractère personnel. Nous ne partageons vos données que lorsque cela est nécessaire aux finalités poursuivies.

Les sous-traitants sont liés contractuellement à Cardoen par un contrat de sous-traitance. Ils ne peuvent utiliser vos données que conformément à nos instructions et jamais à leurs propres fins, et doivent traiter vos données de manière confidentielle et sécurisée. Cardoen ne partage pas vos données à caractère personnel avec des tiers, sauf dans les cas suivants :

• Vous nous donnez votre consentement écrit à cet effet ;
• Nous y sommes légalement tenus ;
• Les données sont réclamées dans le cadre d'une enquête judiciaire ;

Nous traitons vos données autant que possible au sein de l'Espace économique européen (EEE). Certains prestataires de services sont toutefois établis en dehors de l'EEE ou travaillent avec des sous-traitants ultérieurs situés en dehors de l'EEE, par exemple aux États-Unis. C'est notamment le cas pour les services publicitaires de Google et de Microsoft. Dans ce cas, nous veillons à des garanties appropriées, telles qu'une décision d'adéquation de la Commission européenne (par exemple le Data Privacy Framework UE–États-Unis pour les entreprises américaines certifiées) ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Afin de pouvoir traiter vos données à caractère personnel, nous accordons à nos collaborateurs l'accès à celles-ci. Nous garantissons un niveau de protection similaire en établissant un accord contractuel entre Cardoen et le collaborateur. Les collaborateurs sont tenus de traiter les données avec discrétion et n'ont accès qu'aux données dont ils ont besoin pour exercer leur fonction. Les collaborateurs de Cardoen sont tenus de suivre notre formation de sensibilisation au RGPD et de maintenir leurs connaissances en la matière à jour.

Cardoen ne prend pas de décisions vous concernant fondées exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques. Le chatbot Joe ne prend pas non plus de telles décisions.

Nous recourons toutefois au profilage à des fins de marketing. Sur la base de vos achats, de votre véhicule, de votre historique d'entretien et de votre interaction avec nos e-mails, nous répartissons les clients en segments afin de pouvoir vous adresser des offres pertinentes. Avec votre consentement, nous vous montrons également, au moyen de cookies, des publicités basées sur votre comportement de navigation sur notre site web. Vous pouvez à tout moment vous opposer au profilage à des fins de marketing direct.

En cas de demande de financement, le prêteur évalue votre solvabilité. Cette évaluation est effectuée par le prêteur et non par Cardoen. Vous trouverez de plus amples informations dans la déclaration de confidentialité du prêteur.

Cardoen dispose d'une page d'entreprise sur LinkedIn, Facebook, Instagram et YouTube, entre autres, afin de vous informer sur nos services, l'actualité, les événements, le travail chez Cardoen, etc. Vous êtes libre de suivre ou non Cardoen via ces réseaux sociaux.

Depuis mai 2026, vous pouvez utiliser Joe sur notre site web, un chatbot basé sur l'intelligence artificielle (IA). Joe répond aux questions relatives à notre offre et à nos services. Vous ne vous adressez pas à un collaborateur, mais à un système automatisé. Les réponses de Joe sont informatives et non contraignantes.

Joe se trouve actuellement en phase de test. Son fonctionnement et ses fonctionnalités peuvent donc encore évoluer, et les conversations peuvent être relues afin d'améliorer la qualité des réponses. Lorsque Joe quittera la phase de test ou que le traitement changera substantiellement, nous adapterons la présente politique de confidentialité. Joe est développé et géré techniquement par Aramis Group, établi en France, dont Cardoen fait également partie.

Lorsque vous utilisez Joe, nous traitons le contenu de vos messages et les données que vous y communiquez vous-même, telles que votre nom, vos coordonnées ou vos préférences en matière de véhicule, ainsi que des données techniques telles que votre adresse IP, les données de session et le moment de la conversation. Nous vous demandons de ne pas communiquer via Joe de données sensibles ni de copies de documents d'identité.

Nous utilisons ces données pour répondre à vos questions. Pendant la phase de test, nous les utilisons également pour améliorer le fonctionnement de Joe (intérêt légitime). Pour le fonctionnement technique, Aramis fait appel à Microsoft. Joe utilise le service Azure OpenAI, le traitement ayant lieu au sein de la zone de données européenne de Microsoft. Microsoft agit à cet égard en qualité de sous-traitant ultérieur. Vos conversations ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA accessibles au public.

En principe, vos conversations ne sont pas traitées en dehors de l'Espace économique européen. Si cela devait exceptionnellement être le cas, par exemple pour une assistance technique, les garanties prévues au point 7 s'appliquent.

Les conversations avec Joe sont conservées pendant trois mois au maximum. Si votre conversation donne lieu à une demande ou à une prise de contact, les données pertinentes sont intégrées à votre dossier et les durées de conservation prévues au point 6 s'appliquent. Joe ne prend pas de décisions vous concernant produisant des effets juridiques. Pour exercer vos droits, vous pouvez vous adresser à [email protected].

Vos données à caractère personnel sont considérées comme strictement confidentielles. C'est pourquoi nous avons mis en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin de garantir la sécurité de vos données.

Cardoen met tout en œuvre pour sécuriser rigoureusement son réseau contre les accès non autorisés et pour préserver la confidentialité des données personnelles et des données d'entreprise de ses utilisateurs. Le site web de Cardoen utilise une connexion sécurisée (TLS) afin de garantir que vos données à caractère personnel ne tombent pas entre de mauvaises mains. Le chiffrement des informations lors de leur stockage, les pare-feu et d'autres mesures similaires font partie des mesures de sécurité que Cardoen a mises en œuvre dans ses systèmes d'information. Sur le plan organisationnel, nous disposons d'une déclaration de confidentialité ainsi que de responsabilités et de compétences clairement définies. Les processus et procédures nécessaires sont également en place afin de mettre en œuvre et de suivre cette politique de manière optimale.

En tant que personne concernée, vous disposez de différents droits, énumérés dans le RGPD, parmi lesquels :

13.1 Droit d'accès : Vous avez le droit de prendre connaissance à tout moment et gratuitement de vos données à caractère personnel, ainsi que de l'usage que nous en faisons.

13.2 Droit de rectification, d'effacement et de limitation : Vous avez toujours le droit de nous demander de rectifier ou de compléter vos données à caractère personnel. Vous pouvez en outre demander l'effacement de vos données, uniquement si Cardoen n'a plus besoin de ces données pour les finalités pour lesquelles nous les avons initialement collectées. Si des obligations légales ou des injonctions administratives ou judiciaires nous interdisent d'effacer vos données, nous ne pourrons pas donner suite à votre demande, mais vous en serez bien entendu informé. Vous pouvez également demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel.

13.3 Droit d'opposition : Vous avez toujours le droit de vous opposer à l'utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Dans ce cas, vous ne devez pas motiver votre demande.

13.4 Droit à la portabilité des données : Vous avez le droit d'obtenir les données à caractère personnel traitées par Cardoen dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de les transférer à d'autres responsables du traitement.

13.5 Droit de retrait du consentement : Dans la mesure où le traitement est fondé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement. Ce consentement peut être retiré à tout moment, sans motivation et gratuitement, par exemple en cliquant sur le lien de désinscription prévu à cet effet au bas de chaque e-mail promotionnel et/ou lettre d'information.

Vous pouvez exercer vos droits en envoyant un e-mail à [email protected] ou un courrier à Cardoen, à l'attention du Data Protection Officer, Boomsesteenweg 958, 2610 Anvers. Précisez le droit que vous souhaitez exercer et la manière dont nous pouvons vous joindre.

Nous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. En cas de demandes complexes ou nombreuses, ce délai peut être prolongé de deux mois ; nous vous en informons alors au cours du premier mois. Ce n'est que si nous avons des doutes raisonnables quant à votre identité que nous vous demandons des informations complémentaires. Ne nous envoyez pas de copie de votre carte d'identité sans que nous vous le demandions. L'exercice de vos droits est gratuit, sauf si une demande est manifestement infondée ou excessive. Lorsque nous ne pouvons pas donner suite à votre demande, nous vous en indiquons les raisons.

Dans nos succursales, nous recourons à la vidéosurveillance afin de protéger la sécurité des collaborateurs, des clients et des visiteurs, de prévenir et de constater les vols, le vandalisme et la fraude, et de pouvoir enquêter sur les incidents. Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime et a lieu conformément à la loi du 21 mars 2007 réglant l'installation et l'utilisation de caméras de surveillance (loi caméras). La présence de caméras est signalée par un pictogramme à l'entrée.

Les images sont conservées pendant un mois au maximum, sauf si elles sont nécessaires comme preuve d'un délit, d'un dommage ou d'une nuisance, ou pour identifier un auteur, un témoin ou une victime. Dans ce cas, elles peuvent être transmises à la police ou aux autorités judiciaires. Seules les personnes habilitées à cet effet ont accès aux images. Pour toute question ou pour exercer vos droits, vous pouvez toujours nous contacter à l'adresse de contact indiquée.

Cardoen dispose d’un Délégué à la protection des données (DPD) ou Data Protection Officer (DPO). Notre Data Protection Officer nous assiste dans nos activités de traitement des données à caractère personnel. Nous nous efforçons de traiter vos données à caractère personnel de manière correcte, mais si vous n'êtes pas satisfait de notre méthode de travail, ou si vous avez des questions à poser à notre DPO, vous pouvez toujours nous contacter à l'adresse mail suivante : [email protected].

Vous pouvez également toujours introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des

données (APD) :

Autorité de protection des données Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles tél : +32 (0)2 274 48 00 e-mail : [email protected]

https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agi/introduire-une-plainte

Cardoen peut modifier ou compléter la présente politique si elle le juge nécessaire. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette déclaration afin de rester informé de la manière dont nous traitons et protégeons vos données à caractère personnel.

Cette privacy policy a été mise à jour pour la dernière fois en septembre 2026.

Le texte néerlandais du site web de la privacy policy prévaut sur les traductions dans d'autres langues.